日本で開催されたグローバルカンバセーションツアーのようなイベントの企画には、文化的側面への深い理解が求められます。

目的：

ペンシルベニア大学ウォートン校の学部長、ジェフリー・ギャレットは、卒業生を訪ねて世界の13都市を巡るツアーを企画しました。ツアーの目的は、彼の同校に関するビジョンを卒業生たちと共有することと、その将来計画を明確にすることでした。

ソリューション：

APAC（アジア太平洋地域）では、イベントは特別な意味を持ちます。メッセージ性よりも先に、イベントとは文化的で、それに沿う適切な意味があることが求められます。展示会と併せて企画するイベントも多い一方で、ターゲットを顧客に絞った単独で開催する会合などもあります。オーディエンスの中から重要なセグメントとつながるベストな方法とは？ 文化的基盤とイベント企画の豊富なソースを活用することで、APACのイベント業界で他の企業に先んじるアイデアインターナショナルが、その質問にお答えします。

ペンシルベニア大学ウォートン校は、学部長のジェフリー・ギャレット先導のもと、大学についてのビジョンを拓き、世界中の卒業生とつながるためのグローバルカンバセーションツアーに乗り出ました。世界にまたがるイベントの東京開催のパートナーとして名門ビジネススクールが選んだのは、アイデアインターナショナルでした。

ウォートン校がグローバルカンバセーションツアーを企画した背景にあったのは、卒業生と再び繋がりを取り戻したいという思い、そして同校の存在を世界の巨大なビジネスコミュニティに知らせることで、学校が貢献できるものがあると認知してもらいたいという考えでした。学部長と多岐に渡る業界や専門分野に属する卒業生たちに導かれ、グローバルカンバセーションツアーはダイナミックな交流の波を起こしていきました。学部長が提唱するウォートン校にとっての優先事項に焦点を当てたインタラクティブなディスカッションや、あまたいるウォートン校の卒業生をつなげるフォーラムを開催しました。世界的名声を誇るウォートン校自体がすでにイベントの一番のハイライトですが、グローバルな卒業生と直接顔を合わせてつながることができる場こそ、滅多にない貴重な機会でした。メールや同窓生が送る印刷物のニュースレター、集まりのお知らせに返答がないことも多い現代ですが、対面式のイベントに参加することで、愛校心に火がつき、母校への興味が再び湧いてきます。

ウォートングローバルカンバセーションツアーでは、組織の拡大と健全化のためには、才能の採用と発掘が必要だということが改めて認識されました。また、企画が完璧である一方で、そのメッセージを伝えるイベントを実行すること自体に意味がありました。このツアーの成功には、信頼できるパートナーと責任を遂行する使命感が欠かせませんでした。

このイベントプロデュースに関わった要因：

この企画に携わるにあたり、アイデアインターナショナルが直面した最初の課題は、東京でのグローバルカンバセーションに、最適な会場を用意することでした。東京にいる卒業生は相当数でしたが、距離が繋がりを取り戻すのを妨げとなっていました。アイデアインターナショナルはプロフェッショナル、かつ大学らしい、最高の場を創出しました。日本のビジネス文化を反映しつつ、大学時代の日々と再びつながるのに役立つような会場です。

会場をどのように演出するのかにも熟考を重ねました。会話がしやすい雰囲気とフォーマルなスピーチなどが丁度良いバランスで行われること、そして、グローバリゼーション、知的能力、戦略という三つの話題を中心に会話が進むことから、照明、会場の区切り方、ステージのデザインにも十分配慮しました。

グローバルカンバセーションツアーでは、各地のウォートン校卒業生が学部長とステージを共にし、ギャレット学部長にインタビューするという責務（と楽しさ）を与えられました。東京でのイベントでは、慶應義塾大学大学院政策・メディア研究科教授の夏野剛氏がその大役を担いました。彼らのためにステージを整え、快適で自然に、それでいてプロフェッショナルに見えるようにするのがアイデアインターナショナルの仕事です。両人が音声チェックを適切に行い、日本人の聴衆にバランスの取れた会話だと感じてもらえるような照明を心掛けました。

アイデアインターナショナルは、ビジネス会議のプロデュースにも精通しています。ウォートン校は、適切な会場の手配やイベントの段取りが確実にできるからという理由だけでアイデアインターナショナルに頼ったのではなく、見積もりの透明性や効果的な交渉ができたことも、私たちを選んでいただいた理由でした。APACでの会議プロデュースに関わる見積もりは、決まった項目に沿って行えばよいわけではありません。例えばアメリカで仕事をする場合は、イベント管理の繊細なニュアンスに至るまでを十分に理解することが必須だと考えます。